Penanganan data

Halaman ini menjelaskan data yang kami akses, apa yang tidak pernah kami sentuh, di mana data itu berada, dan bagaimana kalian mengambilnya kembali kapan saja. Ditulis supaya bisa dibaca tanpa bantuan pengacara.

Kalian adalah pengendali data. Data lead adalah milik kalian. Kalian yang menentukan tujuan pemrosesan, siapa boleh melihat, dan kapan data dihapus. Keputusan akhir selalu ada di tangan kalian.

Captivela adalah pemroses data. Kami memproses data atas instruksi kalian dan hanya untuk pekerjaan yang kalian minta. Kami tidak menjual, menyewakan, atau memakai ulang data kalian untuk klien lain.

Sebelum pekerjaan berbayar dimulai, kami menandatangani Perjanjian Pemrosesan Data (DPA) dengan setiap klien. Perjanjian itu mengacu pada UU PDP No. 27 Tahun 2022 dan menuliskan secara formal pembagian peran di atas, daftar sub pemroses, jangka retensi, serta kewajiban kami saat terjadi insiden. Tidak ada pekerjaan berbayar yang jalan sebelum dokumen itu ditandatangani kedua pihak.

Semuanya data lead pemasaran. Setiap kolom di bawah punya alasan operasional yang jelas, dan bila satu kolom tidak dipakai untuk pekerjaan kalian, kolom itu tidak kami minta.

• Nama prospek, supaya kami menyapa dengan benar di follow-up dan mencegah duplikat lead.
• Nomor WhatsApp atau kontak lain, satu satunya jalur balasan. Tanpa ini follow-up tidak bisa jalan.
• Sumber kampanye, supaya kami tahu iklan mana yang benar-benar menghasilkan, bukan sekadar ramai.
• Tahap pipeline, supaya kami bisa melihat di titik mana lead berhenti bergerak.
• Status booking, supaya kami bisa membedakan lead yang datang dari lead yang hanya bertanya.
• Nilai transaksi, supaya kami bisa menghubungkan belanja iklan ke pendapatan, bukan berhenti di jumlah chat.

Ini bukan kebijakan yang bisa dinegosiasikan per proyek. Data klinis pasien berada di luar sistem kami, dan kami tidak akan menerimanya walaupun ditawarkan.

• Diagnosis medis dalam bentuk apa pun.
• Rekam perawatan, resep, atau riwayat tindakan.
• Hasil laboratorium, radiologi, dan dokumen klinis lain.
• Foto sebelum dan sesudah yang terhubung ke identitas pasien.
• Data pembayaran kartu dan kredensial perbankan.
• Isi sistem rekam medis elektronik klinik kalian.

Bila sebuah pekerjaan menuntut kami menyentuh data klinis, kami menolak pekerjaan itu dan menyarankan jalur lain yang tidak memindahkan data pasien keluar dari sistem klinik kalian.

Prinsipnya sederhana. Data tinggal di akun milik kalian, dan kami masuk sebagai tamu yang diberi izin.

Google Sheets, akun iklan, dan nomor WhatsApp Business terdaftar atas nama kalian. Kami hanya diberi hak akses, bukan kepemilikan.

Alur kerja otomasi berjalan di infrastruktur kami, tetapi menyimpan sesedikit mungkin. Yang tersimpan hanya kondisi terakhir yang dibutuhkan agar otomasi tidak mengirim pesan dua kali.

Kami tidak menyalin basis data kalian ke laptop pribadi dan tidak menyimpan ekspor lama di penyimpanan pribadi tim.

Kami tidak bisa bekerja tanpa layanan pihak ketiga, jadi daftarnya kami buka. Bila daftar ini berubah, kami memberi tahu klien aktif sebelum perubahan berlaku.

• Cloudflare: hosting situs dan endpoint form lewat Cloudflare Workers. Data yang lewat: isi form yang kalian kirim dari situs ini dan log permintaan teknis. Jaringan edge global, permintaan diproses di pusat data Cloudflare terdekat dari lokasi pengunjung.
• Google: Google Sheets sebagai penyimpanan pipeline, Google Analytics untuk trafik situs. Data yang lewat: data lead pemasaran di Sheets, data trafik anonim di Analytics. Pusat data Google.
• Penyedia WhatsApp Business API: pengiriman dan penerimaan pesan. Data yang lewat: nomor kontak dan isi percakapan pemasaran. Region mengikuti penyedia yang dipakai pada akun kalian.
• Penyedia model bahasa (LLM): pemrosesan agent untuk draf balasan dan klasifikasi lead. Data yang lewat: potongan percakapan dan atribut lead yang diperlukan untuk tugas itu saja, di pusat data penyedia, tanpa pelatihan model atas data kalian.

Untuk penyedia model bahasa, kami memakai jalur berbayar yang tidak memakai input pelanggan untuk melatih model. Yang dikirim hanya potongan data yang diperlukan tugas itu, bukan seluruh basis lead kalian. Bila kalian tidak ingin ada pemrosesan LLM sama sekali, bagian itu bisa dimatikan dan pekerjaan berjalan manual.

Data lead aktif: selama kerja sama berjalan, disimpan di sistem milik kalian, bukan di server pribadi kami.

Data lead setelah kerja sama berakhir: 30 hari. Setelah ekspor final diserahkan, akses kami dicabut dan salinan kerja kami dihapus.

Log operasional dan audit: 90 hari. Berisi jejak siapa mengubah apa, tidak berisi isi percakapan lengkap.

Form dari situs Captivela: 12 bulan, dihapus lebih cepat bila kalian memintanya.

Captivela berukuran kecil. Itu berarti daftar orang yang menyentuh akun kalian pendek dan bisa disebutkan satu per satu bila kalian meminta.

• Akses diberikan per klien, bukan satu kunci untuk semua akun.
• Hanya orang yang sedang mengerjakan akun kalian yang punya akses.
• Setiap akun operasional memakai autentikasi dua faktor.
• Akses dicabut di hari yang sama ketika seseorang berhenti menangani akun kalian.
• Kami tidak pernah meminta password sistem klinik. Sambungan dilakukan lewat izin resmi platform.

Ekspor: kirim permintaan lewat email atau WhatsApp. Kami menyiapkan ekspor CSV berisi seluruh data lead kalian dalam 5 hari kerja, dalam format yang bisa dibaca sistem lain, bukan format kunci milik kami. Tidak ada biaya untuk ini.

Penghapusan: permintaan hapus kami jalankan dalam 30 hari. Kami mengonfirmasi secara tertulis apa yang sudah dihapus. Bila ada data yang wajib kami simpan karena kewajiban hukum, kami sebutkan bagian mana dan alasannya, bukan menghapusnya diam-diam dari daftar.

Insiden: bila terjadi kebocoran atau akses tidak sah, kami memberi tahu kalian dalam 72 jam sejak kami mengetahuinya, berisi apa yang terjadi, data mana yang terdampak, langkah yang sudah kami ambil, dan apa yang perlu kalian lakukan. Kami memberi tahu walaupun kabarnya buruk untuk kami.

Captivela saat ini beroperasi sebagai usaha perorangan dan belum memegang sertifikasi keamanan formal seperti ISO 27001 atau SOC 2. Yang kami punya adalah praktik yang ditulis di halaman ini, DPA yang ditandatangani, dan kesediaan menjawab pertanyaan audit dari tim kalian. Bila organisasi kalian mewajibkan sertifikasi tersebut, sebaiknya kalian tahu sekarang, bukan setelah kontrak berjalan.

Kirim pertanyaannya lewat form. Kami menjawab dengan detail teknis, bukan dengan kalimat pemasaran.